業務効率化

セル値/キーワードから文書検索・ダウンロード・置換UFマクロ

複数の会社に存在する文書や諸規定類を登録し、セル上/テキスト等から検索、ダウンロード、文書名置換えが可能なマクロです。エクセル上で文書名やダウンロードパス/保管パスを記載し、UF上で操作ができます。

記事の内容

・挙動

・コード

・ポイント機能

・挙動

・コード

・ポイント機能

・各種チェックボックス(和英、対象会社(4社まで)、ダウンロード場所設定等)

・3種機能(①リストから選択文書の取得、②テキスト/セル値からの文書取得、③選択セル値の文書表記の置換)

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チェックボックス等(和英、対象会社(4社まで)、ダウンロード場所設定等)

・和英

シート上では文書名を和英で登録します。切り替えることで、この和英の表記がUF上に表示されます。

切り替えとともに、置換えやダウンロード時の機能においても和文が英語になります。つまり置換え機能の場合は英語になり、ダウンロード時のファイル名は英語名になります。

・フィルター

登録している各会社のフィルターをかけ、対象とする文書に制限を掛けられます。

チェックに応じて、置換えやダウンロード等の機能も選択している会社の文書名等になり、フィルターに応じて機能が調整されます。デフォルトの全会社では登録している文書がすべてUFで表示されます。

この状態で全会社にあるA文書をダウンロードした場合は、全会社分の文書がその会社名とともにダウンロードされます。置換え時は、会社Aから順に、存在する会社名で置き換えられます(例として、A規定が会社2と3にある場合、全会社選択して置換えすると会社2に優先置きかえられます)。

・ダウンロードパス

主に、ダウンロード機能のための機能です。コンボボックスから、選択した文書のダウンロード先を選択します。

ダウンロードパスは、規定で環境変数としてデスクトップ等が設定されています。そのほか、シート上にダウンロードパスを登録すれば、コンボボックスから選択可能です(参照でその都度指定することも可能です)。

3種機能(①リストから選択文書の取得、②テキスト/セル値からの文書取得、③選択セル値の文書表記の置換)

①リストから選択文書の取得

UF上のリストボックスで選択された文書をダウンロードします。リストボックスは工場フィルタによってそれぞれの会社だけに絞ることができます。

全会社で実行する場合は、全社文の文書がダウンロードされます。もし一部会社で選択した文書が存在しない場合は、会社1が優先的にダウンロードされます。

②テキスト/セル値からの文書取得

テキストボックス上の値or選択したセル値の値(範囲)から一致した文書をダウンロードします。フィルターが同様に適用され、該当があれば選択した会社の文書が該当分だけダウンロードされます。

文書の一致ロジックについて
値からの文書ダウンロードにおいては、文書末尾名(規定、規格、標準等)を一つの文書キーワードとしてとらえています。これら末尾がある場合、その値に対してシート上に存在する文書を走査し、一致した文書を取得しています。

例として、「給与規定」をダウンロードしたい場合に「給与規程」と入力したとしてもダウンロードできます。ただし「給与」だけの場合はヒットせず、ダウンロードされません。
これにより、過度な部分一致を回避しつつ、意図した文書を高速ダウンロードすることが可能です。

③選択セル値の文書表記の置換

選択したセル値に対し、指定の表記に変換します。

表記方法はリストボックスから選択し、選択箇所を置換を押すことで、セル選択画面が出現します。

また、置換え機能実行後は、実行結果がログとして別紙に保存されます。

A規定が記載されたセルを番号付きに置換えた場合のログ

上記では、「A規定」と記載されたセルに対して処理を実行しています。実行後、置換え前後等の情報が別紙「諸規定名置換えログ」として保存されます。

この別紙は実行毎に一意のシート名で重複せずに記録されます。

備考列には、置換え時のメモが記載されます。例えば会社フィルターを全会社にして、選択したセルの値の文書が、会社1にしかない場合、会社1やそれ以外の若い会社順で文書がある会社の番号等で置き換えられます。

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